Компания: EventPro Group

Кратко о задаче. Мы возьмем на себя входную группу, регистрацию, оснащение залов и помощь на площадке для мероприятия ваших акционеров и партнёров. Команда: 1 супервайзер, 6 тимлидов, 28 ассистентов, служба регистрации, техническая смена и гардероб.

Дресс‑код. Подтверждаем строгий дресс‑код: тёмные костюмы/юбки, белые рубашки, закрытая обувь; для вечернего блока — black tie для фронта входной группы. Мы организуем предварительную примерку и контроль внешнего вида.

Бюджет на помощников. Предлагаем 320 000 ₽ за полный день (2 смены по 6 часов), включая брифинг и резерв 10%. Это укладывается в ограничение «до 350 000 ₽».

Студенты и волонтёры. В составе — до 40% студентов профильных вузов и проверенных волонтёров (обучение, наставничество, страхование). Это поддерживает цели устойчивого развития и диверсификацию занятости.

Оплата. Принимаем полную постоплату в течение 10 банковских дней после закрывающих документов. Предоплата не требуется.

Оснащение залов. Мы привезём мобильные стойки регистрации, термопринтеры бейджей, сканеры QR, аптечку, рации, напольную навигацию, комплекты указателей, сигнальные ленты для очередей, «тихие» гарнитуры для команды. Техники — 2 инженера света/звука для оперативной помощи подрядчику площадки.

Операционный план. Разводка потоков у входа, зона экспресс‑регистрации по QR, стойка “Help”, backstage‑координатор, чек‑листы и SLA (реакция до 2 минут). Резерв — 4 человека on‑call. Итоговый отчёт с метриками (время регистрации, средняя длина очереди).

Риски и смягчение. Пиковые окна — усиливаем входную группу; отказ техники — дубли оборудование; погодный фактор — накрытые тамбуры/зонты‑навигация.

Контакты: tender@eventpro.group

Таймлайн и контроль качества. Прибытие команды за 2 часа до открытия, 30‑минутный брифинг, разбор смен, точка ежедневного статуса каждые 90 минут. После закрытия — деинсталляция (до 60 минут) и сдача зон. Документы: договор, ТЗ, чек‑листы, планы эвакуации. Обработка персональных данных — по 152‑ФЗ, доступ по ролям, удаление выгрузок через 30 дней. Страхование гражданской ответственности включено. ESG‑модуль: повторное использование лент бейджей, сортировка отходов, ближняя логистика каршерингом. Итоговый отчёт с метриками, фотографиями и рекомендациями по улучшению UX гостя.
